Für den Notfall vorsorgen
Wenn Sie durch Unfall oder Krankheit ausfallen, müssen andere oft kurzfristig Entscheidungen treffen. Nach einem Todesfall kommen weitere Aufgaben hinzu. Ein vorbereiteter Notfallordner erspart Angehörigen und Geschäftspartnern langes Suchen und manche vermeidbare Belastung.
Entscheidend ist, dass die richtigen Menschen wissen, was zu tun ist, wo sie die Unterlagen finden und wozu sie berechtigt sind.
Was griffbereit sein sollte
Halten Sie wichtige Kontakte, Versicherungen, Konten, laufende Zahlungen und Verpflichtungen übersichtlich fest. Dazu gehören Hinweise auf Vollmachten, Patientenverfügung und die Aufbewahrungsorte wichtiger Originale. Auch Medikamente, Allergien und behandelnde Praxen können für die Versorgung wichtig sein.
Denken Sie an den Alltag: Wer kümmert sich um Kinder, Haustiere, Wohnung oder einen pflegebedürftigen Angehörigen? Wer hat einen Schlüssel? Besprechen Sie die Aufgaben mit den vorgesehenen Personen.
Ein Ordner ersetzt keine Vollmacht
Angehörige dürfen nicht allein wegen ihrer Verwandtschaft über Konten verfügen oder Verträge für Sie abschließen. Auch Ehepartner haben keine allgemeine automatische Vertretungsmacht. Das gesetzliche Ehegattennotvertretungsrecht betrifft unter bestimmten Voraussetzungen vor allem Gesundheitsangelegenheiten und ist auf höchstens sechs Monate begrenzt. Es ersetzt keine umfassende Vorsorge.
Prüfen Sie deshalb passende Vorsorge- und Bankvollmachten sowie Ihre Patientenverfügung. Eine Patientenverfügung legt medizinische Wünsche fest; sie erteilt selbst keine Vertretungsvollmacht. Regeln Sie bei Vollmachten auch, ob sie über den Tod hinaus gelten sollen. Bei unklaren oder weitreichenden Regelungen ist fachlicher Rat sinnvoll.
Im Unternehmen die Handlungsfähigkeit sichern
Wer darf Zahlungen veranlassen, Aufträge weiterführen und mit Kunden, Beschäftigten oder Lieferanten sprechen? Legen Sie Vertretung, Befugnisse und Ansprechpartner fest. Ergänzen Sie wichtige Fristen, laufende Aufträge, Bankverbindungen und die Kontakte zu Steuerberatung und IT-Betreuung.
Die Regelungen müssen zur Rechtsform und zu den tatsächlichen Befugnissen passen. Eine private Vollmacht allein löst nicht automatisch alle Fragen der Unternehmensvertretung.
Sicher aufbewahren und regelmäßig prüfen
Bewahren Sie den Ordner geschützt auf, aber so, dass berechtigte Personen ihn im Ernstfall erreichen können. Für digitale Unterlagen gilt dasselbe. Zugangsdaten, zweiter Faktor und Wiederherstellung müssen geregelt sein; eine ungeschützte Passwortliste im frei zugänglichen Ordner ist keine gute Lösung. Bankzugänge sollten über die mit der Bank vereinbarte Berechtigung genutzt werden, keinesfalls durch Weitergabe persönlicher PIN und TAN.
Gehen Sie den Ordner gemeinsam mit Ihrer Vertrauensperson durch. Prüfen Sie ihn regelmäßig und nach wichtigen Veränderungen, etwa einem Umzug, einem neuen Konto oder einer geänderten Vollmacht. Ein kurzes Probesuchen zeigt schnell, ob die Vorbereitung im Alltag funktioniert.
Vorlagen und wichtige Rufnummern
Das bankzeit-Notfallordner-Register hilft beim Zusammenstellen der Unterlagen. Es steht als PDF und als bearbeitbare Word-Datei bereit. Tragen Sie Ihre persönlichen Angaben und die Ablageorte ein; das Register selbst ist noch keine Vollmacht.
Die Rufnummernübersichten trennen akute Notfälle, Giftberatung und weitere Beratungsangebote. Bei Lebensgefahr oder einem Brand wählen Sie in Deutschland 112, für die Polizei im Notfall 110. Für dringende medizinische Beschwerden außerhalb der Sprechzeiten, deren Behandlung nicht bis zum nächsten Tag warten kann, hilft bei nicht lebensbedrohlichen Fällen die 116117.
Guter Rat: Fangen Sie mit den wichtigsten Kontakten und Vollmachten an. Ein überschaubarer, aktueller Ordner ist hilfreicher als eine perfekte Sammlung, die niemand findet.
